Unieważnienie postępowania przez zamawiającego jest uciążliwe dla wykonawców – będą musieli oni jeszcze raz przygotowywać oferty i zapoznawać się z nową dokumentacją przetargową. Dlatego też ustawodawca, by uniknąć dowolności i bezpodstawnego unieważniania postępowań wprowadził zamknięty katalog przypadków, kiedy zamawiający może skorzystać z tego prawa. Znajduje się on w art. 93.1. Prawa Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 1473) i nie może zostać rozszerzony poza wymienione tam przypadki.
Brak chętnych
Jedną z często spotykanych sytuacji, kiedy postępowanie musi zostać unieważnione, jest brak chętnych do wzięcia w nim udziału. Dzieje się tak, gdy do zamawiającego nie wpłynęła żadna oferta na wykonanie prac lub te, które zostały dostarczone nie spełniały warunków udziału (np. formalnych lub wymagań stawianych wykonawcom). Surowsze warunki ustawodawca przewidział w przypadku zapytania o cenę (tu muszą wpłynąć przynajmniej 2 oferty) oraz aukcji elektronicznej (m.in. 2 wnioski o dopuszczenie do udziału w aukcji i 1 oferta złożona w trakcie jej trwania).
Brak środków finansowych na pokrycie kosztów
Podstawą do unieważnienia postępowania jest również przekroczenie kwoty, jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowania zamówienia. Jeżeli ceny zaproponowane we wszystkich ofertach spełniających warunki przetargu są wyższe od planowanych wydatków zamawiającego, ma on dwie możliwości: unieważnienie postępowania lub podwyższenie kwoty przewidzianej na realizację danego zadania. Zazwyczaj w budżecie nie ma dodatkowych środków i często kończy się to unieważnieniem postępowania i rozpisaniem ponownego przetargu.
Podobna sytuacja może mieć miejsce, jeżeli zamawiający nie otrzymał oczekiwanego grantu z UE lub innych instytucji (art. 93.1a PZP). By było to zgodne z prawem musi jednak zastrzec taką możliwość w ogłoszeniu o zamówieniu albo w zaproszeniu do negocjacji lub składania ofert.
Problemy prawne
Jedną z często spotykanych przyczyn unieważniania postępowań są tzw. wady prawne. Oznacza to sytuacje, w których zamawiający nie dopełnił wszystkich obowiązków związanych z postępowaniem, do wykonania których był zobowiązany prawem (czyli np. nie przekazał informacji o zmianach w SIWZ wszystkim uczestnikom albo naruszył zasady uczciwej konkurencji). Zawarta na podstawie takiego przetargu umowa nie byłaby zgodna z prawem, stąd też nie ma sensu dalej procedować i przetarg zostaje unieważniony.
Brak zwycięzcy, zmiana okoliczności
Podobnie może się stać wówczas, gdy zamawiający nie będzie w stanie wybrać najkorzystniejszej oferty. Jeżeli jedynym kryterium jest cena (a tak jest w dużej części odbywających się postępowań) zamawiający nie wybierze zwycięzcy, gdy dwie lub więcej firm zaproponują taką samą kwotę za wykonanie określonych prac. Zwraca się wówczas do nich o przedstawienie ofert dodatkowych (ocenianych zgodnie z kryteriami przetargu). Jeżeli również i w nich cena będzie uniemożliwiała wybór najkorzystniejszej propozycji, postępowanie zostanie unieważnione.
Ostatnim z przypadków, gdy zamówienie może zostać unieważnione jest zmiana okoliczności, nieznana zamawiającemu i niemożliwa do przewidzenia na etapie przygotowywania i ogłaszania przetargu. Zmiana ta musi być istotna i powodować, że dalsza realizacja zamówienia nie leży w interesie publicznym. Dopiero łączne spełnienie tych trzech przesłanek pozwala zamawiającemu unieważnić postępowanie na mocy art. 93.1 pkt. 6.
Unieważnienie i co dalej?
W sytuacji, gdy postępowanie zostanie unieważnione z winy zamawiającego, wykonawcy startujący w nim mają prawo do zwrotu kosztów, jakie ponieśli w związku z przygotowaniem oferty (art. 93. 4 PZP). Mogą oni również wnioskować o otrzymanie informacji o ogłoszeniu i prowadzeniu nowego postępowania, obejmującego ten sam przedmiot lub zakres prac. Zamawiający musi również poinformować wszystkich uczestników o przyczynach unieważnienia postępowania.