Licytacja elektroniczna – jak się odbywa i jakie warunki trzeba spełnić?

Licytacja elektroniczna to jedna z nowych form postępowania przetargowego, która pozwala zamawiającemu wykorzystać Internet do uzyskania najkorzystniejszej oferty. Odkąd Urząd Zamówień Publicznych udostępnił darmową platformę do organizowania licytacji, forma ta staje się coraz bardziej popularna.

Zasady postępowania

Zasady przeprowadzania licytacji normuje Prawo Zamówień Publicznych w art. 74 – 81. Licytacja odbywa się w dwóch etapach – pierwsza część jest częścią pisemną, w której przedsiębiorcy składają (najczęściej tradycyjnie – w formie papierowej) wniosek o dopuszczenie do udziału w licytacji. Wraz z wnioskiem muszą przedstawić wymagane w specyfikacji dokumenty oraz opłacić wadium (jeżeli wymaga tego zamawiający). Drugim etapem postępowania jest sama licytacja, odbywająca się online – może ona być jednoetapowa (zwycięzca jest wyłaniany po zakończeniu aukcji) lub wieloetapowa (osoby spełniające określone wymagania przechodzą do kolejnych etapów aukcji).

Wykonawcy dopuszczeni do udziału w licytacji logują się na wskazanej platformie służącej do przeprowadzania tego typu postępowań. Procedura licytowania jest uruchamiana w określonym w SIWZ terminie (dniu i godzinie) i trwa aż do momentu, w którym żaden z wykonawców nie „przebije” ostatniej oferty lub gdy minie czas określony w SIWZ. Sam przebieg aukcji jest jawny dla uczestników – widzą oni oferty swoich konkurentów i mogą zaproponować niższą cenę (nazywa się to postąpieniami). Każde postąpienie traktowane jest jak oferta – wiąże wykonawcę do momentu, w którym inny licytujący nie złoży oferty korzystniejszej. W trakcie trwania licytacji cała korespondencja (oświadczenia, wnioski, itp.) odbywa się drogą elektroniczną, w ten sam sposób po zakończeniu zamawiający informuje uczestników o zwycięzcy postępowania.

Porady dla przedsiębiorcy

Uczestnictwo w aukcji internetowej wymaga od przedsiębiorcy zwrócenia uwagi na kilka rzeczy. Po pierwsze, jeżeli aukcja odbywa się na platformie komercyjnej, uczestnictwo wymaga posiadania podpisu elektronicznego, potwierdzonego kwalifikowanym certyfikatem. Taki podpis można uzyskać w jednym z pięciu centrów certyfikacji w Polsce: Unizeto Technologies S.A., Państwowej Wytwórni Papierów Wartościowych, Krajowej Izbie Rozliczeniowej, Mobicert Sp z o.o. oraz Safe Technologies S.A. Bezpłatna platforma licytacji udostępniana przez UZP nie wymaga posiadania takiego podpisu.

Przed przystąpieniem do aukcji przedsiębiorca powinien również sprawdzić, czy sprzęt komputerowy z którego będzie korzystał, jest kompatybilny z wymaganiami systemu. Wiele platform licytacyjnych udostępnia wersję demo, z która przedsiębiorca może się zapoznać przed rozpoczęciem licytacji. Warto to zrobić, żeby w trakcie trwania postępowania nie tracić czasu na szukanie funkcji programu lub nie popełnić błędu, który może później dużo kosztować.

Ponieważ większość postępowania odbywa się przez Internet, koniecznie trzeba sprawdzić poprawność podanego adresu e-mail i upewnić się, że skrzynka pocztowa działa. To na ten adres przyjdą informacje o ewentualnych zmianach, będzie on również wymagany przy logowaniu się do systemu (na platformie UZP wykonawca nie musi zakładać konta, lecz otrzymuje link aktywacyjny od zamawiającego, pozwalający mu wziąć udział w konkretnej licytacji).

Przedsiębiorcy powinni również zwrócić uwagę na login (nazwę) pod którą będą występowali w aukcji. Często niejako „automatycznie” wpisuje się we wniosku o dopuszczenie do licytacji nazwę firmy. Pamiętać jednak trzeba, że to ona wyświetli się w trakcie licytacji wszystkim jej uczestnikom – jeżeli przedsiębiorca wpisze tam nazwę swojej firmy, wówczas wszyscy inni użytkownicy będą go mogli łatwo zidentyfikować. W niektórych sytuacjach może to spowodować pozbawienie się przewagi konkurencyjnej już na wstępie. Przed rozpoczęciem postępowania warto także zapisać na kartce cenę minimalną, poniżej której kończy się licytowanie. Często w ferworze walki zapomina się o rzeczywistych kosztach.

Polecamy również zapoznanie się z tekstem na temat cen w przetargach: „Rażąco niska cena w postępowaniach przetargowych”