Chyba każdy przedsiębiorca (który w miarę regularnie startuje w przetargach) spotkał się z sytuacją odrzucenia oferty z powodów formalnych. Zazwyczaj okazywało się, że winny jest jakiś drobiazg – przeoczony termin ważności dokumentu, zły formularz lub brak podpisu.Podpowiadamy jak uniknąć takich sytuacji w przyszłości.
Wymagania zamawiającego
W każdej specyfikacji istotnych warunków zamówienia (najczęściej w dziale sposób przygotowania oferty) zamawiający jasno określa swoje wymagania odnośnie formy i zawartości ofert, które muszą one spełniać, by wziąć zostały dopuszczone do udziału w postępowaniu. Znajdujące się tam zapisy zawierają zarówno wymagania normowane prawem (np. rozporządzeniem prezesa rady ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich mogą żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane), jak i wymagania własne zleceniodawcy. Wszystkie one łącznie muszą zostać spełnione, by oferta nie została odrzucona.
Najczęstsze błędy formalne
Bardzo często oferty są odrzucane nie z powodu braku doświadczenia lub możliwości zrealizowania zlecenia przez wykonawcę, ale z powodu drobnych błędów formalnych. Większość z nich można wyeliminować, tworząc na podstawie wymagań zawartych w SIWZ tzw. check-listę – listę kontrolą, która pozwoli ocenić, czy wszystkie formalności zostały spełnione. Przykładową check-listę prezentujemy poniżej – pozwoli ona ustrzec przed najczęściej popełnianymi przez przedsiębiorców błędami.
Przed złożeniem oferty sprawdź:
Terminy ważności dokumentów. Dokumenty takie jak zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami na rzecz ZUS i US oraz wypis z KRS-u ważne są 3 miesiące od daty wydania. Pozostałe odpisy (np. zaświadczenie z KRK) – 6 miesięcy.
Podpisy i numeracja stron – każda strona oferty powinna być zaparafowana i ponumerowana. W niektórych postępowaniach mogą być również wymagane dodatkowe oznaczenia, np. opieczętowanie pieczęcią firmową lub numerowanie również pustych kartek.
Formularze. Zazwyczaj zamawiający dołącza do SIWZ wzory formularzy na których powinna zostać złożona oferta. Jeżeli ich nie ma, warto się upewnić czy przygotowana przez przedsiębiorcę forma będzie uznana i czy zawiera ona wszystkie wymagane informacje.
Zmiany w ofercie. Każda z nich musi być zaparafowana i nie pozostawiać wątpliwości co do swojej treści. Pomyłki są przekreślane, a właściwe zapisy umieszczane obok, z podpisem osoby dokonującej zmian.
Kopie dokumentów. Załączone kopie dokumentów muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem. Powinna tego dokonać osoba, która jest wpisana w dokumentach rejestracyjnych firmy lub ma pełnomocnictwo do jej reprezentowania.
Trwałość oferty. Oferta powinna być przygotowana w sposób, który zapobiegnie jej zdekompletowaniu (np. wypadnięciu kartek). Najczęściej jest wymagane trwałe zszycie, spięcie, zbindowanie. Ma to również zapobiegać możliwości wymieniania poszczególnych kart po złożeniu oferty.
Czytelność. Oferta przedsiębiorcy powinna być wypełniona czytelnie, w sposób nie pozostawiający wątpliwości co do swojej treści. Przedsiębiorca nie może również wypełnić oferty tak (np. ołówkiem), by można było bez zauważenia modyfikować jej treść.
Zapakowanie oferty. Każdy przetarg ma odrębne wymagania odnośnie zapakowania oferty. Powinna ona być oznaczona w sposób, który uniemożliwia zidentyfikowanie wykonawcy przed otwarciem ofert. Zleceniodawca często wymaga włożenia oferty w dwie koperty – obie są oznaczone danymi określonego przetargu i informacją o zakazie otwierania przed terminem, ale tylko wewnętrzna zawiera dane firmy.
Termin złożenia oferty. Wszystkie oferty muszą zostać dostarczone przed terminem określonym w SIWZ.
Wadium – powinno być opłacone przed terminem składania dokumentów, a dokument poświadczający wykonanie płatności często musi być dołączony do oferty. Warto zwrócić uwagę, jakie są wymagania zleceniodawcy – czy wymaga on by przed terminem otwarcia ofert wadium zostało opłacone, czy by pieniądze wpłynęły już na jego konto.
Polecamy również zapoznanie się z podobnym artykułem dotyczącym dokumentacji przetargowych: „Dokumenty wymagane w przetargu – czego może oczekiwać Zamawiający?”